Dine rettigheter som registrert ved Politihøgskolen

Politihøgskolen samler inn personopplysninger i mange sammenhenger og behandler dem i henhold til Lov om behandling av personopplysninger. Politihøgskolen har behov for å innhente og behandle personopplysninger på alle som er i kontakt med Politihøgskolen som; søkere, studenter, ansatte, innbeordrede, eksterne som har oppdrag ved Politihøgskolen eller som er besøkende.

Personvernforordningen (GDPR) art. 15 gir den registrerte rett til å be om innsyn i hvordan behandlingsansvarlige behandler vedkommende personopplysninger.

Søkere til studier via Samordna Opptak og søknadsweb

• Formål

  Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysninger om søkere er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f), artikkel 9 nr. 2 a), b), politiloven §24b, forskrift om opptak til bachelorutdanning ved Politihøgskolen og universitets- og høyskoleloven.

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Søkere kan selv se og korrigere opplysninger i søknadsweb. Et eventuelt ytterligere krav om innsyn i dette må rettes til Samordna Opptak.

  Kontaktopplysninger hentes fra «nasjonalt kontakt- og reservasjonsregister» til søknadsweb. Den enkelte må logges seg inn på «nasjonalt kontakt- og reservasjonsregister» for å gjøre endringer der.

  Vitnemål utstedt fra 2000 for videregående skole hentes fra Nasjonal vitnemålsbase.

  Politihøgskolen benytter følgende personopplysninger ved behandling av søknader om opptak: navn, personnummer, adresse, telefon, epost og kvalifikasjoner og dokumentasjon av de krav som stilles for opptak.

  Her finner du personvernerklæringen for Samordna opptak.

• Søkere til bachelorstudiet - politiutdanning

  Innsendte elektroniske dokumenter tilknyttet søknaden/følgeskjemaet lagres på server ved Politihøgskolen i ett år. Digipost har et arkiv som blir benyttet som reserve og der blir alt slettet etter ett år. Mangelbrev sendes ut fra FS og lagres i dokumentarkivet i FS. Dette slettes etter ett år. Politihøgskolen benytter et eget brevutsendingssystem når brevet inneholder personopplysninger. Da varsles søker og vedkommende kan gå inn i brevsystemet for å hente ut sitt brev.

  Tilgangen til dokumentene på Politihøgskolen server er strengt kontrollert og kun personer med tjenestlig behov har tilgang. Dokumenter som følger klagesaker overføres til P360 for arkivering. For søkere som blir studenter overføres dokumentene til en studentmappe i skolens arkivsystem P360. Disse dokumentene har streng tilgangskontroll der kun avdelingsleder har tilgang. Evt. funn i vandelssjekk og politiattester er kun tilgjengelig for personer med tjenestlige behov så lenge opptaket foregår. Funn fra vandelssjekk og politiattester makuleres for alle umiddelbart etter at opptaket er avsluttet.

  Opptaks- og egnethetsprøver

  Politihøgskolen benytter eget system for oppmelding til opptaksprøver og intervjuer, samt system for gjennomføring av egnethetstester. I disse systemene blir data liggende i inntil ett år eller til databasene klargjøres for neste opptak.

  Opptaksnemnden som skal behandle din søknad og gjennomføre egnethetsprøver og intervju har tilgang til din søknad når de gjennomfører prøver og intervjuet. Resultat fra egnethetsprøver og intervju blir slettet når opptaket er gjennomført og klagefrister utløpt.

  Klager på opptaket til bachelorutdanningen behandles av styrets arbeidsutvalg. Medlemmene i styrets arbeidsutvalg vil ha tilgang til søknaden og klagen når de behandler saken.

• Søkere til masterstudier og etter- og videreutdanninger

  Søkere til masterstudier og etter- og videreutdanninger ved Politihøgskolen søker i søknadsweb for etter- og videreutdanninger. Kontaktopplysninger hentes fra «nasjonalt kontakt- og reservasjonsregister» til søknadsweb. Den enkelte må logges seg inn på «nasjonalt kontakt- og reservasjonsregister» for å gjøre endringer der.

  Politihøgskolen benytter følgende personopplysninger ved behandling av søknader om opptak: navn, personnummer, adresse, telefon, epost, tjenestested og kvalifikasjoner.

  Klager på opptaket til master og etter- og videreutdanninger behandles av klageutvalget for studentsaker. Utvalgsmedlemmene vil ha tilgang til søknaden og klagen når de behandler saken.

  Søkere som ikke blir tatt opp slettes.

Studenter

• Formål

  Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysninger om studenter er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f), artikkel 9 nr. 2 a), b), og universitets- og høyskoleloven.

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Søkere som blir tatt opp og blir studenter får sine personopplysninger overført i FS (felles studentsystem) fra opptaket.

  Studenter bruker studentweb for å se hvilke personopplysninger som er lagret i FS, og skal selv registrere og oppdatere adresse, telefon og privat epost. Innsyn i eksamensresultater gjøres ved å bestille karakterutskrift på studentweb. Studentweb brukes også til å betale semesteravgift og godkjenne utdanningsplan samt at studenten kan se hva som er sendt til Lånekassen.

  Politihøgskolen benytter personopplysningene ved behandling av søknader fra studentene. Dette kan være søknad om permisjon, godkjenning av tidligere utdanning, tilrettelagt eksamen, søknad om utveksling. Da benyttes tilsendte opplysninger i søknaden og opplysninger som er i FS. Søknader og svar arkiveres i Politihøgskolens arkivsystemet i henhold til arkivloven.

  Politihøgskolen benytter enkelte personopplysninger som navn og kjønn ved organisering av utdanningen ved blant annet inndeling av kull, klasser og basisgrupper. Navn, kull, klasse og resultater fra arbeidskrav benyttes ved eksamensgjennomføring, karakterutskrifter og vitnemål.

  Studenter som låner materiell på skolens bibliotek blir registrert i biblioteksystemet.

  Informasjon om betalt semesteravgift går til Politihøgskolens økonomisystem og FS for kontroll og eventuelt videre oppfølging av manglende betaling.

• Lånekassa

  Informasjon om studentstatus overføres til Lånekassen for dem som har søkt studielån/stipend.

  Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), at du er tatt opp som student ved Politihøgskolen og at du har semesterregistrert deg og godkjent utdanningsplan, at/om du har avlagt eksamen ved Politihøgskolen og resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått, karakter).

  Les Lånekassas personvernerklæring.

• Studentsamskipnaden

  Dersom du har betalt semesteravgift inneværende semester, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnaden i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Politihøgskolen. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på tilgang til studentsamskipnadenes tjenester og studentmoderasjon. Studentsamskipnaden kan hente ut navn, fødselsnummeret (11 siffer), når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

  Du har tilgang til dine personopplysninger hos Studentsamskipnaden på nettsiden til samskipnaden din på «min side».

• Studentbevis-appen

  Når du er student ved Politihøgskolen, har godkjent utdanningsplan og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen «Studentbevis». Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på appen med ditt Politihøgskolen-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser bilde, navn, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Det er frivillig å ta i bruk appen, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til.

  Les personvernerklæringen til studentbevis-appen.

• Tilgang til datasystemer ved Politihøgskolen

  Navn, personnummer hentes fra FS via en integrasjon til system for tildeling og administrasjon av brukerkontoer. Studenten tildeles brukernavn, brukerkonto og epost. Deretter opprettes de som brukere i onedrive, adgangskontroll, kantinesystem (KDR), printertilgang, FEIDE, TimeEdit og Canvas. Tilgang til Inspera gis fra FS når studenten blir eksamensmeldt til eksamen der Inspera skal brukes. Studenten har bruker på politiets nettverk så lenge vedkommende er aktiv student.

  Når studenten blir registrert som sluttet eller har fullført studiet i FS, fjernes alle IT-tilganger og personopplysningene slettes i systemene. Dette gjelder også politinettet. Unntaket er FS hvor data blir liggende jf UH-loven § 4-15.

Tidligere student

• Formål

  Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysninger om tidligere studenter er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f), artikkel 9 nr. 2 a), b), universitets- og høyskoleloven, samt arkivloven.

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Grader og vitnemål avlagt fra og med 2010 ligger tilgjengelig i Vitnemålsportalen som er en nasjonal løsning.

  Informasjon om studenter og avlagte grader ved Politihøgskolen før 1992 er overført til Riksarkivet og vedkommende må henvende seg dit.

  Når studenten blir registrert som sluttet eller at studiet er fullført i FS, fjernes alle IT-tilganger og personopplysningene slettes i systemene. Unntaket er FS der personopplysninger blir liggende jf. UH-loven §4-15.

  Les personvernerklæringen til Vitnemålsportalen.

Søkere til stillinger ved Politihøgskolen

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Søker til stilling oppretter bruker i Webcruiter når de skal søke stilling og legger selv inn personopplysningene. Søker kan selv krysse av i Webcruiter for at opplysningene slettes når saken er ferdig behandlet.

  Uansett blir alle opplysninger automatisk slettet etter ett år.

  Personopplysningene vil være tilgjengelig for de ved Politihøgskolen som deltar i den konkrete ansettelsesprosessen så lenge prosessen pågår. Ansettelsesrådet får tilgang til informasjon om de innstilte søkerne til den utlyste stillingen.

  Les Webcruiters "Terms of use".

Ansatte

• Formålet med behandlingen av personopplysninger

  Formålet med behandlingen av personopplysninger om ansatte er å oppfylle rettslige forpliktelser og avtaler. Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om ansatte er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f), artikkel 9 nr. 2 a), b), artikkel 88.

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Alle ansatte blir registrert i SAP med nødvendige personopplysninger, kontaktopplysninger, lønnsopplysninger, arbeidstidsordning, konteringsinformasjon

  Ansatt kan selv se og korrigere sine person- og bankopplysninger i DFØ app eller på PC. Ansatte kan registrere og korrigere: adresse, telefon, kontaktperson, barn under 12 år, kontonr., fravær, tidsregistrering, overtidsregistering, reiseregninger, refusjoner/godtgjørelser. Ansatte kan kontrollere lønnsslipper og sjekke historikk på disse.

  Politihøgskolen benytter personopplysningene gjennom ansettelsesforholdet. Det opprettes personalmappe i Politihøgskolens saks- og arkivsystemet.

  Tilgang til datasystemer

  Navn, personnummer, avdelingstilknytning hentes fra SAP via en integrasjon til system for tildeling og administrasjon av brukerkontoer. Den ansatte tildeles brukernavn, brukerkonto og epost (Outlooktilgang). Deretter opprettes den ansatte som bruker i P360, O365, Canvas, Mediasite, DFØ, Adgangskontroll, kantinesystem (KDR), PureService, printertilgang, FEIDE, TimeEdit.

  Data går over til BAR slik at leder har ansattoversikt i budsjettsystemet.

  Ansatte som låner materiell på skolens bibliotek blir registrert i biblioteksystemet.

  Den ansatte har bruker på politiets nettverk så lenge vedkommende er ansatt.

  Når den ansatte blir registrert som sluttet i SAP fjernes alle IT-tilganger og personopplysningene slettes i systemene, unntaket er SAP hvor data blir liggende.

  Data overføres elektronisk til Statens Pensjonskasse en gang pr. mnd.

  Dersom du var ansatt før 2018 finnes det en fysisk personalmappe og du må henvende seg på skjema for innsyn for å få innsyn i data som ligger der.

Tidligere ansatt

• Formålet med behandlingen av personopplysninger

  Formålet med behandlingen av personopplysninger om tidligere ansatte er å oppfylle rettslige forpliktelser og avtaler. Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om ansatte er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f), artikkel 9 nr. 2 a), b), samt arkivloven.

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Personopplysninger for å dokumentere selve ansettelsen blir liggende i SAP, og du selv har ikke tilgang til disse opplysningene.
  Dersom du var ansatt før 2018 finnes det en fysisk personalmappe.

  Du må henvende deg på skjema for innsyn i personopplysningene som ligger på disse to stedene.

   

Innbeordret til Politihøgskolen

• Formålet med behandlingen av personopplysninger

  Formålet med behandlingen av personopplysninger om tidligere ansatte er å oppfylle rettslige forpliktelser og avtaler. Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om ansatte er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f).

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger for ansatte

  Personer som innbeordres er ansatt i politiet og kan se og korrigere sine personopplysninger som ansatt i SAP via DFØ.

  Korttidsinnbeordrede personer til Politihøgskolen har registrert sin profil med kompetanse i DAFI. De kan selv korrigere opplysningene i DAFI.

  Profiler som er blitt uaktuelle må slettes manuelt fra DAFI av Politihøgskolen.

Innleide forelesere, sensorer, opptaksnemnder og liknende

• Formålet med behandlingen av personopplysninger

  Formålet med behandlingen av personopplysninger om tidligere ansatte er å oppfylle rettslige forpliktelser og avtaler. Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om ansatte er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f).

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Politihøgskolen registrerer personopplysninger som er nødvendig for at vedkommende skal kunne utføre sitt oppdrag og få utbetalt lønn/honorar.

  Politihøgskolen samler inn følgende personopplysninger slik at vedkommende kan utføre og få godtgjort oppdraget; navn, adresse, fødselsnummer, epost, telefon, kontonummer, fagområde, hvilken tilknytning vedkommende har til Politihøgskolen og evt. hovedarbeidsgiver.

  Normalt blir disse gitt tilgang til enkelte av Politihøgskolen datasystemer. Disse tilgangene slettes når oppdraget/avtaleperioden opphører.

Gjester til Politihøgskolen

• Registrering av gjester til Politihøgskolen

  Gjester registrerer seg inn i adgangssystemet ved Politihøgskolen med navn, hvilken virksomhet de representerer, hvem de skal besøke på Politihøgskolen.  

  Data blir slettet etter 90 dager. 

Brukere av kurs- og overnattingsfasiliteter

• Formålet med behandlingen av personopplysninger

  Formålet med behandlingen av personopplysninger om tidligere ansatte er å oppfylle rettslige forpliktelser og avtaler. Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om ansatte er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c), e), f).

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  De som benytter Politihøgskolens kurs- og overnattingsfasiliteter blir registrert med nødvendige opplysninger for at Politihøgskolen skal ha oversikt over hvem som befinner seg i skolens lokaliteter til enhver tid og evt. kunne håndtere betaling for opphold.

  Politihøgskolen registrerer følgende personopplysninger: navn, adresse, passnummer (gjelder kun gjester med adresse i utlandet) og evt arbeidsgiver.

  Opplysningene blir slettet innen 12 mnd etter oppholdet.

Kunde på et av Politihøgskolens bilverksteder

• Formålet med behandlingen av personopplysninger

  Formålet med behandlingen av personopplysninger om tidligere ansatte er å oppfylle rettslige forpliktelser og avtaler. Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om ansatte er personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b), c).

• Politihøgskolens innsamling, bruk og sletting av personopplysninger

  Når du benytter et av Politihøgskolens bilverksteder blir du registrert i kunderegisteret til bilverkstedene.

  Politihøgskolen registrerer følgende personopplysninger: navn, adresse, telefon, registreringsnummer på bil.

  I tillegg registreres historikk og informasjon om kjøretøy.

Bruk av ansattekort og studentkort på Politihøgskolen

• Bruk av ansattekort og studentkort på Politihøgskolen

  I kantine og depot registreres det hva som kjøpes og summen det er kjøpt for og når kjøpet fant sted. Dette for å kunne bistå ved evt gjennomgang av innskudds- og kjøpshistorikk.

  Adgangskontrollsystemet registrerer bruk av kort ved åpning av dører og porter. Dette lagres i 90 dager og brukes ved behov for kontroll ved avvik.

Dine øvrige rettigheter i henhold til personopplysningsloven

• Hvem kan du kontakte?

  Behandlingsansvarlig

  Personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 4 nr. 7) bestemmer at behandlingsansvarlig er den institusjon som alene eller sammen med andre bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene. Ved Politihøgskolen er det rektor som har det overordnede ansvaret for alle behandlinger av personopplysninger, og er behandlingsansvarlig. Den daglige oppfølgingen av ansvaret for informasjonssikkerheten tilligger seksjon for IKT og dokumentforvaltning. Den enkelte avdeling er ansvarlig for sine behandlinger av dine personopplysninger. Som et eksempel, dersom du er søker eller student ved Politihøgskolen, så er det Studieavdelingen som er ansvarlig.

  Merk for ansatte: Politidirektoratet er behandlingsansvarlig for SAP – systemet som benyttes for registrering og oppfølging av ansatte. Krav om innsyn sendes likevel Politihøgskolen, men deler av kravet kan bli oversendt Politidirektoratet.

  Personvernombudet

  Politihøgskolen har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte og andre registrerte ved Politihøgskolen. Personvernombudet kan blant annet bistå enkeltpersoner som er registrert med personopplysninger hos Politihøgskolen med å ivareta deres rettigheter, men det er behandlingsansvarlig som har ansvaret for at Politihøgskolen følger reglene. Personvernombudet kan også yte bistand og besvare eventuelle spørsmål. Du kan kontakte personvernombudet på personvernombud@phs.no.

• Innsyn

  Du har krav på å få vite hvilke personopplysninger som er registrert om deg ved Politihøgskolen og hvordan disse opplysningene blir behandlet jf. bestemmelser i personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 15. Du har rett til å få vite hva formålet med behandlingen av opplysningene, hvordan opplysningene innsamles, hvilke typer opplysninger som behandles, om de er eller vil bli utlevert til andre og i så fall til hvem, hvor lenge opplysningene vil bli lagret og eventuelle rutiner for sletting.

  Du har rett til innsyn uten ugrunnet opphold og senest innen en måned. Det er i utgangspunktet gratis for deg å benytte innsynsretten.

  Dersom du vil be om innsyn, ber Politihøgskolen deg først lese igjennom den informasjonen som er gitt for de ulike rollene du har hatt ved PHS (for eksempel søker, student, ansatt). Den informasjonen gir fullgod informasjon om hvilke opplysninger og hvordan de behandles og når de slettes, så blir ikke dette svart ut i et krav om innsyn. Dette gjelder for eksempel innholdet som er synlig for den registrerte i studentweb eller i DFØ-appen.

  Ytterligere innsyn ber du om på skjema for innsyn. Skjema krever innlogging med BankID for at Politihøgskolen skal være trygg på at personopplysninger utleveres til rett person.

• Retting av personopplysninger

  Du har i visse tilfeller rett til å kreve retting og sletting av opplysninger om deg selv, jf. personvernforordningen artikkel 16. Eksempelvis vil dette kunne gjelde opplysninger som er uriktige og / eller ufullstendige, eller opplysninger Politihøgskolen ikke har adgang til å behandle. Du må kunne dokumentere at opplysningene er uriktige og hva som er korrekt.

  Du har krav på at retting skjer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. I tilfeller der retting ikke er praktisk mulig, eller der opplysningene er korrekte, men gir et uriktig inntrykk, kan du kreve at opplysningene suppleres.

• Sletting av personopplysninger

  I visse tilfeller har du rett til å be om at opplysninger slettes. Dette kalles også «retten til å bli glemt». Med mindre ett av unntakene gjelder, kan du kreve sletting av opplysningene dine i følgende tilfeller, jf. personvernforordningen artikkel 17:

  • Dersom du benytter deg av retten til å protestere mot bruken av opplysningene dine
  • Dersom opplysningene er behandlet på grunnlag av samtykke, og du trekker tilbake samtykket
  • Dersom du er mindreårig og har brukt en digital tjeneste, slik som sosiale medier
  • Dersom formålet med bruken av opplysningene er oppnådd
  • Dersom opplysningene har blitt innhentet ulovlig
  • Dersom virksomheten har sletteplikt etter loven

  I ovennevnte tilfelle skal institusjonen gjennomføre sletting uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned.

  Retten til sletting gjelder IKKE i følgende tilfeller (unntak):

  • Personopplysningene inngår i en ytring som er vernet av ytrings- og informasjonsfriheten
  • Lagring er nødvendig for arkivering i allmennhetens interesse, vitenskapelige eller historiske forskningsformål eller statistiske formål. Unntaket gjelder bare dersom sletting i alvorlig grad vil hindre at målene nås.
  • Virksomheten har lagringsplikt etter lov (for eksempel bokføringsplikt eller arkivplikt).
  • Lagring er nødvendig for visse typer bruk innen helsetjenesten, jf. personvernforordningen artikkel 9.
  • Lagring er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav

   Les mer om retten til sletting på Datatilsynet sine nettsider.

• Begrensning av behandling av personopplysninger

  I noen tilfeller kan du be om behandlingen av personopplysningene dine begrenses. I så fall kan opplysningene lagres, men ikke brukes til noe.

  Les mer om retten til begrensning på Datatilsynet sine sider.

   

• Protestere mot en behandling av personopplysninger

  Dersom PHS behandler opplysninger om deg på en feilaktig måte eller utfra en interesseavveiing, har du rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger. Dette gjelder i hovedsak når PHS behandler personopplysningene uten ditt samtykke. Forordningens artikkel 21 bestemmer derfor at du i noen tilfeller kan protestere mot at opplysningene dine blir behandlet.

  Retten til å protestere gjelder IKKE i følgende tilfeller (unntak):

  • Personopplysningene er nødvendige for å utføre en avtalen du har med virksomheten
  • Virksomheten er pålagt i lov å behandle personopplysningene dine.
  • Retten til å protestere gjelder heller ikke dersom virksomheten kan vise til at tungtveiende grunner går foran protesten din (interesseavveining).

  Les mer om retten til å protestere på Datatilsynets sider.